Em tempos de pandemia estamos praticamente todos em distanciamento social. A maioria das empresas estão com a operação bem reduzida ou totalmente parada, e os colaboradores dos processos administrativos estão trabalhando em home office. Nesse cenário, parece que o Sistema de Gestão (SG) fica esquecido.
Por isso, segue algumas dicas para você manter o SG funcionando, independentemente de ser na ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, PBQP-H, ou qualquer outra norma de gestão. A estrutura de um SG é mantida principalmente pelas atividades abaixo, então se você focar nelas, mesmo em tempos de crise e com seu pessoal reduzido, você terá sucesso em manter o SG ativo.
Objetivos e indicadores
Não deixe de mensurar os resultados dos indicadores relacionados aos objetivos do seu negócio. Não pense que está tudo parado, faça o seguinte:
1) Para os objetivos e indicadores que estão relacionados aos processos que estão totalmente parados, como suprimentos, produtividade, prazos de entrega, ou outros do tipo, se o período de medição ou monitoramento deles é mensal, pelo menos registre mensalmente que devido à redução das atividades não foram gerados dados suficientes para a estratificação. Assim eles não ficam esquecidos e quando sua empresa passar por uma auditoria interna ou externa, está tudo registrado.
2) No caso dos objetivos e indicadores que geram dados mesmo neste momento, tais como os ligados ao financeiro da empresa, projetos, relacionamento com o cliente, atividades comerciais ou de marketing, entre outros, continue acompanhando normalmente, mesmo que os resultados estejam bem abaixo da meta, não tem problema, registre sua análise dentro do cenário atual e não se preocupe em implementar ações corretivas neste momento, sua preocupação deve ser registrar o que está acontecendo e sobreviver a esta crise.
Auditoria interna
Sua empresa deve realizar pelo menos uma auditoria interna por ano, todos os requisitos normativos devem ser auditados. Se a frequência na sua empresa é maior, por exemplo, duas ao ano, talvez vocês já tenham realizado uma auditoria interna antes do início do isolamento. Neste caso, você pode registrar que não irá realizar a segunda auditoria interna programada devido ao cenário atual, tranquilo. Mas, caso ainda não tenha realizado nenhuma auditoria interna neste ciclo de 12 meses entre sua última auditoria externa e a próxima, você precisa realizá-la. Segue algumas dicas:
1) As pessoas que estão trabalhando via home office, continuam assim. Os auditores internos e os colaboradores podem se comunicar por vídeo conferência (Skype, Zoom, Microsoft Teams, Hangouts, entre outros).
2) Caso haja alguma dificuldade para operacionalizar o mencionado acima, questionamentos, dúvidas e evidências podem ser apresentadas por e-mail ou outro tipo de mensagens, e o auditor interno registra tudo no check list e/ou relatório. Por falar nisso, caso você não tenha um check list, nós disponibilizamos um para ISO 9001 e PBQP-H, basta clicar aqui e baixar.
3) Se por acaso houver registros que estejam apenas em meio físico no escritório, nas obras, fábricas ou outros locais de operação, não será possível apresentá-los na auditoria. Neste caso, o auditor registra como evidência a explicação do entrevistado sobre como o processo funciona e quais registros são gerados, e bola pra frente. Nada de não conformidade. Isso poderá ser visto na próxima auditoria interna, quando tudo tiver voltado ao normal.
4) Use sua criatividade e registre o método que utilizou para realizar a auditoria interna. Só não deixe de realizá-la.
Análise Crítica pela Direção
Importantíssima! A análise crítica pela direção aborda de forma direta ou indireta TODOS os requisitos da norma. Então, nessa análise, a Liderança tem a oportunidade de registrar o que realmente está acontecendo na empresa: o que está ou não funcionando, os resultados dos objetivos e indicadores, gestão de riscos e da auditoria interna. Decisões sobre o que deve ser feito, o que deve ser aceito como está, qual é o principal foco nesse momento de crise, tudo isso fica registrado nesta análise, então aproveite!
Uma dica importante: se na sua empresa essa análise crítica é anual, nesse momento de isolamento e menos informações operacionais, dados administrativos e outras questões importantes podem se perder ou serem esquecidas. Excepcionalmente você poderia aumentar a frequência dessas análises, talvez para semestral ou trimestral, garantindo assim que haverá comunicação entre sua equipe de uma forma mais atualizada sobre a situação da empresa.
Mantenha o foco
Se você e sua equipe manter o foco nos objetivos e indicadores, auditoria interna e análise crítica pela direção, pode dormir tranquilo, seu SG está operando e você terá as informações necessárias quando chegar a tão esperada auditoria externa!